¿Cuántos años tengo que guardar mis facturas? (y dónde)
En 30 segundos: La regla corta es al menos 4 años, que es lo que Hacienda puede revisarte hacia atrás. La regla segura —la que te dará cualquier gestor— son 6 años, porque el Código de Comercio se lo pide a todo el que tiene un negocio. Y las facturas de cosas que amortizas (una furgoneta, un local) guárdalas bastante más tiempo. Valen igual en papel o en digital: lo que de verdad importa es tenerlas completas y poder encontrarlas.
¿Cuántos años tengo que guardar mis facturas?
Hay dos plazos en juego, y lo más fácil es quedarte con el más largo.
El primero es el de Hacienda: puede revisarte los últimos 4 años. Ese es el mínimo por debajo del cual no deberías bajar nunca.
El segundo es el del Código de Comercio (su artículo 30), que le pide a cualquiera que tenga un negocio guardar sus papeles 6 años. Como autónomo, te alcanza igual.
¿Cuál manda? En la práctica, el más largo. Si guardas 6 años, cumples con los dos de una vez y te ahorras llevar la cuenta de cuál toca. Esa es la regla de bolsillo: 6 años, y a otra cosa.
Manolo terminó una reforma en marzo de este año. Esa factura, y las de los materiales que compró para hacerla, se quedan en su carpeta hasta bien entrado 2032. No porque piense mirarlas, sino porque el día que alguien pregunte, las tiene.
¿Y las de la furgoneta o el local? Esas, más
Hay facturas que no se agotan en su año: las de cosas que te deduces poco a poco a lo largo del tiempo (lo que se llama amortizar). La furgoneta, un ordenador caro, la maquinaria, un local.
Mientras estés deduciendo ese bien su factura sigue viva, y la regla de Hacienda para esas es guardarla todo ese tiempo y cuatro años más. En una furgoneta o una máquina eso son unos 9 años. Y si es un inmueble (un local, una nave), el plazo se estira de verdad: ronda los 14 años.
No es para agobiarse: son cuatro facturas gordas y contadas. Ponlas en su propia carpeta y olvídate.
¿Dónde las guardo? ¿Puedo tirar el papel?
En digital vale. No tienes que conservar cajas de papel: un archivo ordenado por años, con las que emites y las de tus gastos, cumple perfectamente.
Ahora, ojo con tirar el original: si una factura te llega en papel, para deshacerte de ese papel necesitas digitalizarla con un software homologado (lo que se llama digitalización certificada). Sin ese paso, el escaneo con el móvil no sustituye al original: guárdalo.
¿Y las que tú emites con un sistema que cumple? Si facturas con un programa VeriFactu, esas ya salen selladas y encadenadas, y el propio sistema conserva su registro. Aun así, conservar tu copia de la factura sigue siendo cosa tuya: VeriFactu sella el dato, no te releva de guardarlo.
Preguntas rápidas
¿Cuántos años? Al menos 4 (lo que Hacienda revisa), pero guárdalas 6 y cumples con todo.
¿Y la furgoneta o el local? Bastante más: mientras lo deduces y cuatro años más. Una furgoneta, unos 9 años; un inmueble, alrededor de 14.
¿Papel o digital? Digital vale. Para tirar un papel original necesitas digitalización certificada; si no, guárdalo.
¿Solo las que emito? No. También las de tus gastos: son las que sostienen lo que te deduces.
Deva guarda cada factura que emites sellada e imborrable desde el minuto uno, ordenada y a mano para el día que alguien pregunte. Estamos abriendo el programa Pioneros: los 100 primeros autónomos la usan gratis hasta el 30 de junio de 2027. Apúntate aquí.
