¿Suplido o gasto tuyo? Cómo facturar lo que adelantas
En 30 segundos: Un suplido es dinero que adelantas en nombre de tu cliente, con el justificante a su nombre: una tasa, un visado, una licencia. Va en la factura, pero fuera de la base y sin IVA, y se lo pasas exacto, sin margen. Lo que compras tú, a tu nombre —el material— no es un suplido: es gasto tuyo, entra en la base y lleva tu IVA. La pregunta no es qué has pagado, sino a nombre de quién está el papel.
¿Qué es un suplido y qué lo diferencia de un gasto tuyo?
En casi todo trabajo acabas poniendo dinero por delante. Y ahí se mezclan dos cosas que se parecen mucho en el banco y nada en la factura.
Lo que compras tú —el termo, el cable, los recambios— va con tu nombre y tu NIF en la factura. Eso es un gasto tuyo: entra en tu base imponible junto a la mano de obra, lleva tu IVA y es uno de los gastos que te puedes deducir sin discusión.
Un suplido es otra cosa: dinero que adelantas por encargo de tu cliente, para algo cuyo justificante sale a nombre de él. Una tasa del ayuntamiento, un visado del colegio, la licencia de una obra. Tú solo has puesto el dinero. Por eso ese importe no forma parte de tu base imponible —lo dice la Ley del IVA, la Ley 37/1992, en su artículo 78— y va en la factura aparte, sin IVA.
Las cuatro condiciones (las cuatro a la vez)
Para que algo sea un suplido tiene que cumplir estas cuatro. Si falla una, no lo es:
- Te lo encarga el cliente, expresamente. Lo pagas por cuenta suya, no por iniciativa tuya. Dejarlo escrito en el presupuesto vale (de palabra también, pero escrito te cubre).
- El justificante va a su nombre. Este es el filtro de verdad. Si el papel lleva tu NIF, no es un suplido: es una compra tuya.
- Se lo pasas exacto. El importe que pagaste, ni un céntimo más. En cuanto le pones margen, deja de ser un suplido y pasa a ser un servicio tuyo.
- No es un gasto tuyo. Ni te deduces su IVA, ni lo metes como gasto en tu IRPF, ni el dinero que te devuelve es un ingreso. Entró y salió.
El texto que pones en tu factura
Rubén es electricista y ha hecho una instalación en el local de Marta: 500 € de mano de obra y 200 € de material que compró él, a su nombre. Además pagó una tasa municipal de 45 € cuyo justificante sale a nombre de Marta.
Así queda la factura:
| Concepto | Importe |
|---|---|
| Mano de obra | 500,00 € |
| Material | 200,00 € |
| Base imponible | 700,00 € |
| IVA 21 % | 147,00 € |
| Suplido: tasa municipal (justificante a nombre del cliente) | 45,00 € |
| TOTAL A PAGAR | 892,00 € |
Y la línea literal, para copiar:
Suplidos (pagados en nombre y por cuenta del cliente, justificante a su nombre — no forman parte de la base imponible): tasa municipal … 45,00 €
Si Rubén hubiera metido esos 45 € dentro de la base, el total sería 901,45 €: 9,45 € más que Marta paga sin motivo. Rubén no se los queda —los ingresa en Hacienda—, así que ese renglón mal puesto no le da un euro a nadie: solo le encarece el presupuesto.
Preguntas rápidas
¿Y si compro el material a mi nombre y se lo refacturo? Es gasto tuyo, no suplido. Entra en la base con tu IVA. Es lo normal y no tiene nada de malo.
¿Puedo cobrar la gestión? Sí, pero en su renglón: el suplido va exacto y tu trabajo de tramitarlo va como un concepto tuyo, en la base y con su IVA.
¿Guardo el justificante si no es mío? Guarda una copia: es lo que sostiene esa línea de tu factura el día que alguien pregunte.
¿Y si adelanto un billete de tren para ir a su obra? Cuidado: eso suele ser un gasto tuyo de desplazamiento, a tu nombre, que va en la base. Que se lo repercutas no lo convierte en suplido.
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