Gastos deducibles del autónomo de oficios: qué factura vale

En 30 segundos: Un gasto se deduce si cumple tres cosas a la vez: es de tu trabajo, lo tienes en factura a tu nombre y lo tienes apuntado. Con eso, el material, la herramienta, la ropa de faena, el seguro, la gestoría o la cuota de autónomos entran sin discusión. Lo que da problemas son los gastos que también usas en tu vida —la furgoneta, el móvil, tu casa, las comidas—: ahí no manda tu criterio, manda una regla, y casi siempre te deja deducir solo una parte. Y no hay lista mágica: hay criterio.

¿Qué gastos puede deducir un autónomo de oficios?

Los gastos deducibles de un autónomo de oficios no son una lista cerrada que alguien te pasa por WhatsApp. Son los que puedes defender si algún día te preguntan.

Y para defender un gasto hacen falta tres cosas. Las tres, no dos:

1. Que sea de tu trabajo. En el lenguaje de los papeles, que esté afecto a tu actividad: lo compraste para trabajar, no para tu casa. Este es el filtro de verdad, y es el que decide.
2. Que tengas la factura, a tu nombre y con tu NIF. Para descontarte el IVA la exigencia es alta: hace falta factura completa o, como mínimo, un ticket que lleve tu NIF, tu domicilio y la cuota de IVA desglosada. El ticket corriente de la ferretería, por sí solo, no te deja deducir ese IVA.
3. Que esté apuntado. Un gasto que existe pero no está en tus libros, ni en una carpeta, ni en ningún sitio, es un gasto que en la práctica no tienes. Si esta es la parte que se te atraganta, va aparte: llevar el control de tus gastos sin acumular tickets.

Si falla una de las tres, el gasto se cae. Y según cuál falle, te quedas sin poder descontarte el IVA, sin poder meterlo como gasto en el IRPF, o sin las dos cosas. Lo que no existe es una deducción por buena intención.

Lo que entra sin discusión

Estos son los gastos que un autónomo de oficios mete sin darle vueltas, porque son de su trabajo y punto:

• Material y recambios. El termo, el cable, los codos, la silicona, los tacos. La parte más gorda y la más fácil.
• Herramienta y maquinaria. Con un matiz: la herramienta de poco valor se mete del tirón, pero la máquina cara que te va a durar años se reparte en varios ejercicios (se amortiza). No es un truco fiscal, es que ese gasto no es de un solo año.
• Ropa de faena y equipo de protección. El mono, las botas de seguridad, el casco, los guantes, la camiseta con tu logo. Ropa de trabajo, no ropa de calle bonita para ir a ver al cliente.
• La cuota de autónomos. Lo que pagas cada mes a la Seguridad Social es gasto de tu actividad.
• Los seguros del negocio. El de responsabilidad civil, el de la nave, el del contenido de la furgoneta.
• Gestoría, cuotas de gremio o colegio, y la formación de tu oficio. El curso de gases fluorados, el de altura, el de trabajos verticales.
• Publicidad y presencia. La rotulación de la furgoneta, las tarjetas, la web, el anuncio local.
• El alquiler del almacén o de la nave y sus suministros, si es un local aparte de tu casa.

Todo esto pide lo mismo de siempre: su factura, con tu nombre y tu NIF. Cómo queda una factura bien hecha en un oficio lo tienes desglosado en cómo se hace una factura de fontanería.

Los que tienen regla propia (y donde más gente se lleva el disgusto)

Aquí está casi toda la discusión. Son los gastos que usas para trabajar y para vivir, y ahí la ley no se fía de tu palabra: pone una regla.

La furgoneta y el coche. Es el caso estrella. En el IVA, la ley parte de que un turismo se usa mitad para trabajar y mitad para tu vida, así que de entrada te deja deducir la mitad —y hay vehículos, como los industriales de transporte de mercancías, que se presumen afectos del todo—. En el IRPF, en cambio, la vara es más dura: pide que el vehículo esté dedicado solo a la actividad, con excepciones muy concretas. Traducido: si el sábado la usas para llevar a los niños, no des por hecho que la tienes al 100 %. Es un tema con suficiente letra pequeña como para merecer su propio artículo, y lo tendrá.

El móvil y internet. Misma lógica. Una línea contratada a nombre de la actividad y usada para trabajar se defiende bien; tu línea personal de siempre, en la que además llamas a proveedores, es la que da problemas. La solución práctica y aburrida: una línea para el trabajo, y esa es la que metes.

Tu casa, si trabajas desde ella. Aquí hay dos capas y conviene no mezclarlas. La primera es que tienes que haber declarado que una parte de tu vivienda está dedicada a la actividad, con sus metros. La segunda es que, incluso así, la Ley del IRPF (la Ley 35/2006), en su artículo 30, no te deja meter la luz, el agua o el internet en proporción a esos metros y ya: sobre esa proporción se aplica además un 30 %. Suena raro hasta que lo ves: si tu despacho es el 20 % de la casa, la parte deducible de esos suministros es el 30 % de ese 20 %. Ese 30 % es el que sale por defecto: si puedes probar que te corresponde otro, se puede justificar.

Las comidas. Sí, la comida de trabajo puede entrar, pero con cuatro condiciones que van juntas: que sea por tu actividad, en hostelería o restauración —un bar, un restaurante, un hotel— (no la compra del supermercado), pagada con tarjeta o medio electrónico (en efectivo, no) y hasta un límite diario —del orden de 26,67 € al día en España, el doble si el trabajo te obliga a dormir fuera—. La comida del domingo con la familia no entra por mucho que hablaras del negocio.

Lo que no entra, aunque te duela

• Las multas, las sanciones y los recargos. Ni la de tráfico yendo a una obra, ni el recargo por presentar algo tarde. No son gasto deducible.
• La ropa de calle. Aunque te la pongas solo para trabajar. Si te sirve para ir a una boda, no es ropa de trabajo.
• Lo que compras para tu casa con la cuenta del negocio. La cuenta desde la que pagas no decide nada. Decide el destino de lo que compras.
• El gasto sin factura. Si no hay papel, no hay gasto. Y un papel a nombre de otra persona es el gasto de otra persona.
• Lo que pagas en nombre de tu cliente, con la factura a su nombre. Una tasa, un visado, una licencia. Eso no es gasto tuyo: es dinero que adelantas por él, tiene su propio nombre (suplidos) y su propia forma de facturarse. Ojo, no lo confundas con el material que compras tú y luego le facturas: ese sí es gasto tuyo, y de los más fáciles.

IVA e IRPF: el mismo gasto, dos deducciones distintas

Esto ordena media confusión de golpe. Un gasto tuyo te baja dos cosas distintas, por dos caminos distintos:

• El IVA. El IVA que pagas en tus compras del negocio se resta del que has facturado a tus clientes cuando presentas el IVA del trimestre. Este camino es el exigente con el papel: sin factura completa (o el ticket con tu NIF, tu domicilio y la cuota aparte), no hay resta.
• El IRPF. Tu ganancia es lo que ingresas menos lo que gastas. Cada gasto de la actividad baja esa ganancia, y sobre la ganancia se calcula tu IRPF, incluido el pago fraccionado del modelo 130 de cada trimestre.

Por eso un gasto mal documentado duele dos veces: pierdes el IVA y, si no puedes justificarlo, pagas IRPF por un dinero que ya no tienes.

El trimestre de Manolo, con números

Manolo es fontanero. Este trimestre ha facturado 6.000 € de base y sus facturas van al 21 %, así que ha emitido 7.260 € en facturas (6.000 + 1.260 de IVA).

Y ha guardado tres facturas de gastos, todas a su nombre:

Con eso:

• En el IVA del trimestre: 1.260 € de IVA que ha facturado − 417,90 € de IVA de sus facturas de gasto = 842,10 € a ingresar. (Cuenta lo facturado, lo haya cobrado ya o no.)
• En su ganancia: 6.000 € − 1.990 € = 4.010 €. Sobre esa cifra se calcula su IRPF; en el pago fraccionado del trimestre se mueve en torno al 20 %, unos 802 € (la cuenta completa, con lo ya pagado antes y las retenciones, va en la guía del modelo 130).

Dos avisos honestos sobre este ejemplo. El primero: he puesto solo tres facturas para que se vea la mecánica, pero en un trimestre real entran más cosas —la cuota de autónomos, el seguro, el móvil—, y cada una baja esa ganancia. El segundo: si Manolo hubiera perdido la factura del material, no solo se queda sin los 315 € de IVA; además esos 1.500 € vuelven a contar como ganancia. La misma factura vale dinero dos veces.

Lo que le dices al de la ferretería

Esta es la frase que resuelve casi todo el problema, y se dice en el momento de pagar, no tres semanas después:

«¿Me la puedes hacer a nombre de Manuel Ruiz Pérez, con NIF 12345678Z y mi dirección, y con el IVA desglosado? Es para la empresa.»

Guárdala en las notas del móvil si hace falta. Treinta segundos ahí valen más que una tarde de excavación en la guantera.

Preguntas rápidas

¿Qué puedo deducir exactamente? Lo que sea de tu actividad, tengas en factura a tu nombre y esté apuntado. Las tres cosas juntas. El material, la herramienta, la ropa de faena, los seguros del negocio, la cuota de autónomos, la gestoría y la formación de tu oficio entran sin discusión.

¿La furgoneta entera? No des por hecho que sí. En el IVA se parte de que un turismo va mitad y mitad, y en el IRPF se pide que esté dedicado solo a tu trabajo, con excepciones tasadas. Es el gasto que más disgustos da.

¿Me vale el ticket? Para el IVA, no: el ticket corriente no deja deducirlo. Hace falta factura completa, o el ticket con tu NIF, tu domicilio y la cuota desglosada. Pídela al pagar.

¿Y las multas? No entran. Ni las multas, ni las sanciones, ni los recargos, aunque te los lleves trabajando.

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