Cambiar de programa de facturación: ¿pierdo mis facturas?
En 30 segundos: Cambiar de programa no borra lo que ya emitiste. Lo que sí puedes perder es poder sacarlo, y eso no lo decide la norma: lo decide el programa que dejas. Así que la comprobación útil no es «¿me las borran?» sino «¿me las puedo llevar?» — y toca hacerla antes de entrar, no el día que quieres salir.
¿Pierdo mis facturas viejas si cambio de programa de facturación?
Cambiar de herramienta no hace desaparecer lo que ya emitiste. Lo que sí puede pasar es más aburrido y más real: que dejes de tenerlo a mano — que tus facturas sigan existiendo dentro de una cuenta que ya no usas, en un sitio del que no puedes sacarlas.
Y conviene recordar de quién es la pelota: guardar tus facturas es cosa tuya, no del programa que las hizo. Aquí está cuánto tiempo hay que guardarlas y dónde.
La pregunta de verdad es otra: ¿me las puedo llevar?
Nadie contrata pensando en irse, y por eso casi nadie mira esto.
Que un programa no te deje sacar tus datos no es una hipótesis rara. La aplicación gratuita de la AEAT para facturar no permite exportar los registros: funciona, cumple, y el día que quieras moverte no te llevas nada. Ni es un engaño ni está escondido, sencillamente no está pensada para eso (lo desmenuzamos entero en ¿la aplicación gratis de la AEAT me sirve?).
Si a un servicio oficial y gratuito le pasa esto, la conclusión es sencilla: pregúntalo siempre, y antes de entrar.
Con VeriFactu, la pregunta tiene una segunda mitad
Cuando facturas con un sistema conforme no existe solo la factura. El programa genera además, por cada una, un registro de facturación encadenado con el anterior mediante una huella. Es lo que impide tocar la cadena por detrás: el sistema no te deja borrar un registro.
Y hay una diferencia que aquí importa mucho. Un sistema puede funcionar de dos formas: una en la que remite el registro a Hacienda en el momento (el registro, no la factura), y otra en la que no lo remite y lo conserva cuatro años, con firma electrónica y un registro de eventos.
Traducido a tu mudanza: si tu programa funciona de la segunda forma, esos cuatro años de registros viven ahí dentro. No están en ningún otro sitio esperándote. Así que la lista de lo que pides poder sacar tiene dos líneas, no una: tus facturas y tus registros.
¿Se rompe algo al cambiar? Lo que sí conviene preguntar
Aquí no hay atajo honesto: te doy las preguntas en vez de una respuesta cómoda. Son tres, y valen para el programa que dejas y para el que llega.
- ¿Puedo exportar mis facturas emitidas, yo, desde la herramienta? (No «¿me las mandáis si lo pido?»: eso es un favor, no una función.)
- ¿Puedo exportar también los registros de facturación? Es la que casi nadie hace — y en el siguiente apartado verás que no es pedir un favor.
- ¿En qué formato salen? Un formato que solo abre ese programa se parece bastante a no poder sacarlo.
Si las tres tienen respuesta clara, el cambio es un trámite. Si alguna se contesta con un «ya lo veremos», ya sabes bastante.
¿Y mi cadena de registros? Esto la norma sí lo contesta
Cada programa lleva su propia cadena: el primer registro que generes en el nuevo se marca, literalmente, como primer registro de la cadena, y la del programa viejo queda cerrada allí dentro. No hay nada que empalmar ni nada que se «rompa» al mudarte.
Lo que sí queda de tu lado es guardar los registros del programa que dejas: la norma dice, con estas palabras, que es cosa tuya «incluso cuando se haya cambiado de sistema informático». Y para eso te da una herramienta: todo programa conforme debe tener un procedimiento para exportar sus registros a un archivo legible. Así que la pregunta 2 de la lista no es pedir un favor — es pedir lo que la norma ya manda.
¿Y la numeración? Esto sí está claro
No tienes que empezar en el número 1. La norma exige que la numeración sea correlativa dentro de cada serie y sin saltos; no exige un punto de partida. Puedes seguir por donde ibas.
Lo que no conviene es repetir. Con un sistema conforme, la serie y el número entran dentro de la huella del registro, y un registro duplicado se rechaza. Sigue la cuenta; no la reinicies encima de números ya usados. El detalle está en cómo funcionan las series.
Preguntas rápidas
¿Y si ya he cancelado el programa viejo? El orden correcto es sacar primero y cancelar después; si ya lo cancelaste, pide la exportación igual y por escrito.
¿Tengo que llevarme las facturas al programa nuevo? No necesariamente: lo que necesitas es tenerlas tú. Que además el nuevo las importe es cómodo, pero es otra pregunta.
¿Cambiar de programa me trae problemas con Hacienda? Es una decisión tuya, como cambiar de banco. Lo que conviene cuidar es lo de siempre: que no se te quede nada por el camino y que la numeración siga la cuenta.
Elegir programa es más fácil cuando ya sabes qué preguntar. Conoce a Deva.
