Cómo saber si tu negocio es rentable en 5 números

En 30 segundos: Lo que facturas no es lo que ganas, y lo que hay en la cuenta tampoco lo dice. Para saber si tu negocio va bien te bastan cinco números: la ganancia (lo que facturas sin IVA menos tus gastos), el margen (cuánto te queda de cada 100 € facturados), lo cobrado de verdad, en qué se te va el dinero y de dónde viene. Diez minutos al mes, los mismos cinco números siempre. Lo que hace útil el cuadro de mando no es la foto de un mes: es poder comparar.

¿Cómo sé si mi negocio es rentable siendo autónomo?

La respuesta corta: mirando lo que te queda, no lo que facturas.

Casi todos llevamos en la cabeza un solo número, el de la facturación. «Este mes he hecho siete mil.» Suena bien. Pero dentro de esos siete mil está el IVA, que no es tuyo; está el material que pusiste, que ya has pagado; y está el pago fraccionado que llegará en tres meses. Saber si mi negocio es rentable no es saber cuánto entra: es saber cuánto se queda.

Y no hace falta contabilidad de empresa para eso. Hacen falta cinco números, siempre los mismos, mirados una vez al mes. No es difícil de calcular: es fácil de olvidar, que es distinto.

Vamos con ellos, con el mes de junio de 2026 de Nacho, electricista, como ejemplo.

1. La ganancia: lo facturado sin IVA, menos los gastos

Es el número madre. Coges lo que has facturado sin el IVA y le restas los gastos de tu actividad, también sin IVA.

En junio, Nacho facturó 7.400 € de base. Sus facturas de ese mes iban al 21 %, así que sumó 1.554 € de IVA y cobró 8.954 € en total. Ese IVA no es suyo: lo puso encima de su precio y acabará en Hacienda. Por eso, para saber si gana dinero, se queda con los 7.400.

Sus gastos del mes fueron 2.900 € de base: 2.100 de material y recambios, 500 de la rotulación de la furgoneta y 300 de herramienta y consumibles. Los tres con factura a su nombre, y eso importa: para descontarte el IVA de un gasto no vale el ticket corriente, hace falta factura completa o un ticket que lleve tu NIF, tu domicilio y la cuota de IVA desglosada.

7.400 € − 2.900 € = 4.500 € de ganancia.

Ese número tiene nombre en los papeles: es tu rendimiento neto, y así lo llama la Ley 35/2006, la del IRPF. Es la base sobre la que se calculan tus impuestos, y también la única cifra que responde de verdad a «¿esto me sale a cuenta?».

Un aviso para que la cuenta de arriba no te engañe: en el ejemplo de Nacho solo hay tres facturas de gasto, porque los números redondos se siguen mejor. En un mes real están además la cuota de autónomos, el seguro, el móvil, el gestor, el gasóleo. Cuantos más gastos reales metas, más baja la ganancia… y más se parece a la verdad.

2. El margen: cuánto te queda de cada 100 € que facturas

La ganancia en euros te dice cómo fue el mes. El margen te dice cómo funciona tu negocio.

Es una división: la ganancia entre lo facturado. En el caso de Nacho, 4.500 entre 7.400 da un 61 %. De cada 100 € que factura, se queda con 61 antes de impuestos.

¿Es bueno un 61 %? Depende, y aquí está la trampa de mirar este número solo: un mes con una instalación grande, en el que pusiste mucho material, tendrá un margen más bajo aunque hayas ganado más euros. No es que vayas peor: es que ese trabajo mueve más dinero ajeno.

Por eso el margen no se compara con el de nadie, ni con el del mes que mejor te fue. Se compara con meses parecidos, y lo que buscas no es el número: es la dirección. Si trabajo tras trabajo tu margen baja, hay dos únicas causas posibles —tus precios se han quedado cortos o tus costes han subido— y las dos se arreglan, pero solo si te enteras a tiempo.

3. Lo cobrado, que no es lo facturado

Una factura emitida es una promesa. El banco funciona con cobros.

Este es el número que más disgustos evita, y solo tiene tres cajones: lo que has cobrado, lo que está pendiente y en plazo, y lo que está vencido. Ese tercer cajón es el que hay que mirar a los ojos una vez al mes, porque una factura de hace noventa días no se cobra sola: se cobra llamando.

Y hay un detalle que conviene tener claro, porque descoloca a mucha gente: el IVA se declara por lo que facturas, no por lo que cobras. El IVA de una factura de junio entra en la declaración del trimestre aunque el cliente todavía no te haya pagado. Es decir: un cliente moroso no te quita el trabajo hecho, pero sí te adelanta el impuesto. Razón de más para mirar el cajón de los vencidos.

4. En qué se te va el dinero

Aquí no hace falta precisión de laboratorio: hace falta orden. Con los gastos del mes repartidos en cuatro o cinco montones (material, vehículo, cuota y seguros, herramienta, oficina) ya ves lo que necesitas ver.

Y lo que verás casi seguro es esto: el gasto que más pesa no es el que más te molesta. Nos irrita la comisión de dos euros del banco y no miramos el montón del material, que es diez veces más grande. Un 3 % de mejora comprando mejor el material vale más que quitar cinco recibos pequeños.

Para que este número exista tienes que tener los gastos recogidos, y ahí es donde se cae casi todo el mundo. Si te suena el cajón de tickets arrugados en la furgoneta, empieza por ahí: llevar el control de tus gastos sin acumular tickets es lo que hace que este cuadro de mando tenga algo que enseñar.

5. De dónde viene tu facturación

El último número es una lista corta: tus clientes del mes, ordenados por lo que te han facturado.

Sirve para dos cosas. La primera, saber quién te da de comer de verdad, que casi nunca es quien más ruido hace. La segunda, y más importante: ver cuánto pesa el primero.

La regla de bolsillo que usan muchos autónomos es sencilla: si un solo cliente pasa de un tercio de tu facturación, deja de ser un cliente y pasa a ser un riesgo. No hay que echarlo, ni mucho menos; hay que saberlo, porque el día que ese cliente cambie de proveedor no pierdes un cliente, pierdes un tercio del negocio. Y esa es una llamada que se prepara con meses, no con prisas.

Y entonces, ¿cuánto me queda de verdad?

Volvamos a Nacho. Su ganancia de junio fueron 4.500 €. De ahí sale lo que se aparta para el IRPF: en torno al 20 % de la ganancia si presenta el modelo 130, unos 900 €. La cuenta completa tiene más restas (lo ya pagado en trimestres anteriores, las retenciones si las hay) y vive en su propia guía.

4.500 € − 900 € ≈ 3.600 € suyos.

Ojo con la resta que casi todo el mundo hace de más: el IVA. Nacho también tiene que ingresar 945 € de IVA (los 1.554 € que facturó menos los 609 € que pagó en sus gastos con factura), y ese dinero sale de su cuenta, sí. Pero no se resta de su ganancia, porque nunca estuvo dentro: vino encima de sus precios y estaba de paso. Si lo restas otra vez, te estás quitando el mismo dinero dos veces y acabas creyendo que tu negocio va peor de lo que va.

La forma sana de verlo son dos bolsillos separados: el del negocio, donde vive tu ganancia, y el de Hacienda, que está en tu cuenta pero no es tuyo. Cómo se llena ese segundo bolsillo sin sustos lo tienes en cuánto apartar cada mes para los impuestos.

Ah, y una nota del ejemplo: a Nacho no le retienen IRPF en sus facturas porque un electricista suele encuadrarse como actividad empresarial, y esas no llevan retención. Si la tuya sí la lleva —y además le facturas a una empresa o a otro autónomo, porque a un particular no se le retiene nunca—, esa retención es un adelanto tuyo y también resta de lo que apartas.

Cada cuánto mirar esto

Una vez al mes. Diez minutos. El mismo día, y a poder ser con un café delante y sin nadie esperando.

Lo digo así de concreto porque el enemigo aquí no es la dificultad, es el desorden: los números del negocio no se atascan por complicados, se atascan por dispersos. Si están en tres sitios, no los mira nadie.

Y el valor no está en la foto de un mes suelto, sino en la serie. El primer mes que mires esto no te dirá gran cosa. Al tercero empiezas a ver tu ritmo normal. Al sexto sabes, sin pensarlo, si un mes va bien o va flojo, y eso cambia decisiones de verdad: qué trabajos coges, qué precio pones, cuándo puedes permitirte parar.

Preguntas rápidas

¿Cómo sé si mi negocio es rentable? Resta a lo que facturas sin IVA los gastos de tu actividad. Eso es tu ganancia. Si aguanta mes tras mes y te deja pagar impuestos y vivir, el negocio es rentable.

¿El IVA de mis facturas es ingreso? No. Va encima de tu precio y acaba en Hacienda. Trabaja siempre con las bases, sin IVA, en los dos lados de la resta.

¿Qué margen debería tener? No hay un número bueno para todos. Compara tu margen con el de tus meses parecidos y fíjate en la dirección, no en la cifra.

¿Y si facturo mucho pero no cobro? Entonces tienes un problema de cobros, no de ventas. Mira el cajón de las facturas vencidas antes que ningún otro número.

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