¿Puedo cobrar una señal con una proforma?
En 30 segundos: No, una proforma no vale para cobrar una señal. La proforma es una oferta —para que el cliente vea el precio y te diga que sí—, pero no es una factura. En cuanto cobras la señal tienes que hacer una factura de anticipo de verdad, con su IVA. ¿Por qué se lía tanta gente? Porque lo que convierte un papel en factura no es cómo lo titules, sino lo que lleva dentro.
¿Puedo cobrar una señal con una proforma?
No. La proforma está muy bien para lo suyo: enseñar el precio, dejarlo por escrito y que el cliente diga “adelante”. Pero no es una factura, y cobrar la señal con ella no cuela.
En cuanto entra el dinero de la señal en tu cuenta, ya tienes que emitir una factura por ese cobro: una factura de anticipo, con su base y su IVA, hecha en el momento en que cobras. No esperas a terminar el trabajo. Es la misma regla de siempre: cada cobro deja su factura.
Entonces, ¿para qué sirve una proforma?
Para cerrar el trato, no para cobrar. La proforma (o el presupuesto valorado) es una oferta: le pones al cliente el precio, las condiciones y lo que incluye, y él lo mira y decide. Nada más y nada menos.
Eso significa que una proforma, por sí sola, no repercute IVA ni cuenta como factura ante Hacienda. Es el paso de antes. La factura viene después, cuando hay un cobro que documentar.
Si lo que quieres es la definición entera —qué lleva, qué no, y en qué se diferencia del presupuesto—, la tienes en qué es una factura proforma.
¿Y si mi proforma ya lleva todos los datos?
Aquí está el lío de verdad, y es más sencillo de lo que parece: lo que hace que un papel sea una factura no es el título, es lo que lleva dentro —el número, tus datos, la fecha, la base, el IVA desglosado—.
Así que si tu “proforma” ya lleva todo eso, en realidad no es una proforma: es una factura con el nombre cambiado. Y eso, en vez de ayudarte, te complica: una factura de verdad va numerada, entra en tu contabilidad y —cuando te llegue tu fecha de VeriFactu— va sellada. Una proforma, no. (¿Y el presupuesto? Tampoco entra en VeriFactu: se sella lo que sale, la factura.)
Moraleja práctica: no juegues a disfrazar papeles. Si vas a cobrar la señal, haz la factura de anticipo y llámala por su nombre.
Vale, ¿qué hago paso a paso?
- Presupuesto o proforma para que el cliente vea el precio y te diga que sí. (Este paso es opcional, pero viene bien para dejar el trato por escrito.)
- Cuando cobras la señal, emites la factura de anticipo: su base, su IVA (el mismo tipo que tendrá el trabajo) y su total. Ejemplo: una señal de 300 € al 21 % son 300 € de base + 63 € de IVA = 363 €.
- Al terminar el trabajo, emites la factura final por el resto, restando lo que ya cobraste de anticipo para no cobrar dos veces lo mismo.
Si quieres el ejemplo completo con las dos facturas y los números que cuadran, lo tienes en cómo se factura un anticipo o una señal.
El texto que pones en tu factura de anticipo
Concepto: Anticipo (señal) a cuenta de [el trabajo] — según presupuesto del [fecha]. Base imponible: 300,00 € · IVA (21 %): 63,00 € · Total: 363,00 €
Es una factura normal y corriente: numerada, con tus datos y los del cliente, y con el desglose de siempre. Lo único que la distingue es el concepto: dejas claro que es un anticipo a cuenta de un trabajo que aún no has terminado.
Preguntas rápidas
¿Puedo cobrar la señal con una proforma? No. La proforma es para que el cliente diga que sí; para cobrar necesitas una factura de anticipo.
¿La proforma lleva IVA? Por sí sola, no. El IVA aparece cuando emites la factura de anticipo de la señal.
¿Y si no hago factura de la señal? Mal: en cuanto cobras, ese cobro tiene que llevar su factura. Da igual que sea un adelanto.
¿La factura de anticipo lleva el mismo IVA que el trabajo? Sí. Si la obra va al 21 %, la señal va al 21 %; si fuese al 10 %, al 10 %.
Con Deva le dices «una señal de 300 € de la reforma de Doña Carmen» y te deja lista la factura, con su IVA y su número; tú solo la revisas y la firmas. Nada de proformas que luego no valen para cobrar. Conoce a Deva.
