¿Qué es una factura proforma? Para qué sirve y qué no
En 30 segundos: Una factura proforma es una oferta con pinta de factura: le enseñas al cliente lo que le vas a cobrar —conceptos, precios, IVA, total— antes de cobrarlo, para que lo apruebe. No es una factura de verdad: no va en tu serie, no entra en tu contabilidad y no sustituye a la factura que emites cuando hay cobro. Y la frase que oirás mil veces —«la proforma no vale ante Hacienda»— es verdad a medias: lo que hace factura a un papel es lo que lleva dentro, no cómo lo titules.
¿Qué es exactamente una factura proforma?
Es un documento que se parece a una factura —mismo aspecto, mismos conceptos, mismo total— pero que sirve para otra cosa: enseñar el precio, no cobrarlo.
Piensa en una instaladora que le manda a una comunidad de vecinos el detalle del cambio de la caldera: partidas, mano de obra, IVA y total, todo cerrado. La comunidad necesita ese papel para aprobarlo en junta. Todavía no hay trabajo hecho ni dinero cobrado, así que no hay factura que emitir; lo que hay es una proforma.
La palabra lo dice: pro forma, “por la forma”. Tiene la forma de una factura, pero no sus efectos.
¿Para qué sirve, entonces?
Para todo lo que pasa antes de facturar:
- Que te aprueben el gasto. Muchas empresas y administraciones no pueden autorizar un pago sin un documento detallado. La proforma es ese papel.
- Cerrar el trato por escrito. Deja el precio, las condiciones y lo que incluye sin ambigüedades, y con una fecha de validez.
- Pedir un anticipo. Le enseñas lo que va a costar y acordáis la señal… pero ojo: la proforma sirve para acordarla, no para cobrarla. En cuanto entra el dinero, ese cobro lleva su factura. Lo cuento entero en ¿puedo cobrar una señal con una proforma?.
- Papeleo internacional. En envíos fuera de la UE es habitual que te pidan una proforma para acompañar la mercancía mientras no hay factura definitiva.
Presupuesto, proforma y factura: en qué se diferencian
En la práctica, presupuesto y proforma se parecen tanto que muchos autónomos usan el mismo papel con dos nombres. La diferencia habitual es el momento: el presupuesto es la propuesta que aún se habla; la proforma, la oferta ya cerrada y detallada, lista para aprobar. Fiscalmente van al mismo cajón: ninguno de los dos es una factura.
La que sí cambia las cosas es la tercera:
| Presupuesto | Proforma | Factura | |
|---|---|---|---|
| ¿Para qué es? | Proponer un precio | Detallar la oferta aceptada | Documentar la operación |
| ¿Va numerada en tu serie? | No | No | Sí, y correlativa |
| ¿Entra en tu contabilidad? | No | No | Sí |
| ¿Repercute IVA? | No | No | Sí |
| ¿Se sella con VeriFactu? | No | No | Sí, cuando te toque |
Las dos primeras columnas valen mientras el papel sea de verdad un presupuesto o una proforma. Si documenta una operación real y lleva dentro todo lo que la ley pide a una factura, entonces es una factura —lo cuento en el apartado siguiente— y le toca lo de la tercera columna.
Lo del sellado tiene su propia pieza, porque es la duda del año: ¿los presupuestos también llevan VeriFactu?.
«¿Y no vale ante Hacienda?» — la respuesta honesta
Aquí es donde casi todo el mundo simplifica de más. Lo correcto es esto: una proforma no sustituye a la factura que tienes que emitir cuando hay una operación y un cobro. Esa obligación no la tapa ningún otro papel.
Pero el nombre del documento no decide nada. Lo que convierte un papel en factura es su contenido: que lleve su número correlativo, tus datos y los del cliente, la fecha, la descripción, la base, el tipo de IVA y la cuota. Si tú titulas “PROFORMA” un documento que lleva todo eso y lo emites por una operación real, no tienes una proforma: tienes una factura mal llamada. Y al revés, llamar “factura” a un papel incompleto no lo convierte en una.
Por eso la frase “la proforma no cuenta ante Hacienda” es un atajo peligroso: te hace pensar que el título te protege. No te protege. Lo que cuenta es lo que hay dentro y qué operación documenta.
Qué poner en una proforma (y qué es mejor no poner)
Sí conviene:
- La palabra PROFORMA bien visible, en el título.
- Tus datos y los del cliente, los conceptos, las cantidades y el precio.
- El IVA que llevará la operación y el total, para que el cliente vea lo que va a pagar de verdad.
- Una fecha de validez de la oferta (“válida 30 días”) y las condiciones de pago.
- Un contador propio: PRO-001, PRO-002… nada de mezclarlo con la numeración de tus facturas.
- Una línea que no deja lugar a dudas: “Este documento no es una factura y no sustituye a la factura de la operación.”
Mejor evitar:
- Meterla en la serie de tus facturas. Tu numeración de facturas tiene que ser correlativa; si gastas números en proformas, abres huecos en la serie que sí cuenta.
- Registrarla como ingreso. Una proforma no es un ingreso: hasta que no hay factura, ahí no hay nada que contabilizar.
- Usarla para cobrar. Si vas a cobrar —entero o una señal—, lo que toca es una factura. Si es un adelanto, una factura de anticipo, con su base y su IVA.
Preguntas rápidas
¿La proforma es obligatoria? No. Es una herramienta comercial: la usas si te viene bien para cerrar la venta o si tu cliente te la pide.
¿Puedo convertir la proforma en factura? Sí, y es lo normal: cuando el cliente acepta y hay operación, emites la factura con esos mismos conceptos, ya con su número de serie y su fecha.
¿La proforma caduca? No por ley, pero conviene ponerle fecha de validez tú: es una oferta, y los precios cambian.
¿Y si el cliente me paga directamente contra la proforma? Pues ya hay cobro, así que ya hay factura que emitir. Si tu cliente es un particular, la factura va en el momento; si es una empresa o un profesional, tienes hasta el día 15 del mes siguiente a aquel en que cobraste. El papel que él usó para pagarte no te libra de facturar.
Con Deva le dictas el trabajo y te prepara el presupuesto para que el cliente lo apruebe con el dedo; cuando dice que sí, la factura sale de ahí —numerada, con su IVA y sellada cuando toque— sin volver a teclear nada. Conoce a Deva.
