El plazo para emitir una factura: la regla del día 16
En 30 segundos: Si tu cliente es una empresa o un profesional, la factura tiene que estar expedida como muy tarde el día 15 del mes siguiente a aquel en que hiciste el trabajo. Si tu cliente es un particular, va en el momento. ¿Se te ha pasado? Se emite igual, hoy y con la fecha de hoy — y el trabajo sigue siendo del mes en que lo hiciste, no del mes en que te acordaste.
¿Cuál es el plazo para emitir una factura?
Depende de a quién se la haces, y esa es justo la mitad que casi nunca se cuenta.
- Si tu cliente es un particular — el vecino al que le cambias la caldera —, la factura va en el momento.
- Si tu cliente es una empresa u otro profesional, tienes hasta el día 15 del mes siguiente a aquel en que se hizo la operación.
De ahí el nombre con el que circula: la regla del día 16 — y no es un apodo: el reglamento de facturación, el Real Decreto 1619/2012, dice literalmente que la factura debe expedirse «antes del día 16 del mes siguiente». Cuando llega el 16, el plazo ya se ha ido.
Manolo repara la caldera de una gestoría el 3 de septiembre: tiene hasta el 15 de octubre para expedir esa factura. Esa misma mañana arregla el grifo de una vecina: esa factura va ese día.
(Y si has cobrado una señal por adelantado, ese cobro tiene su propia factura y su propio momento.)
¿Y si se me ha pasado el plazo?
La emites. Hoy, con la fecha de hoy. Y con tres cosas que conviene no hacer:
- No le pongas la fecha del mes pasado para que parezca emitida a tiempo. La fecha de expedición es la del día en que la expides. Y para decir cuándo hiciste el trabajo está la fecha de la operación, que la factura debe recoger cuando no coincide con la de expedición.
- No le busques un hueco en la numeración. Le toca el número que va ahora: la numeración es correlativa dentro de cada serie y sin saltos, y las facturas ya emitidas no se renumeran (cómo numerar tus facturas sin saltarte ninguna).
- Y si además salió con un error, no la rehagas por encima: una factura emitida no se borra, se corrige con una factura rectificativa.
¿Se me va la factura a otro trimestre?
No, y esta es la parte que de verdad aprieta.
El IVA de una operación se devenga cuando la haces — cuando entregas el trabajo o prestas el servicio —, no cuando la cobras. Retrasar la factura no mueve el trabajo de trimestre: un trabajo de septiembre es del tercer trimestre, aunque la factura acabe saliendo en octubre.
Y mira cómo caen las fechas: el 303 del tercer trimestre se presenta del 1 al 20 de octubre, y tu plazo para expedir termina el 15. Van pegados. Por eso una factura que se queda dormida no es solo una factura tardía: te aprieta la declaración.
Si el retraso ya te ha cruzado una declaración presentada, eso deja de ser una duda de plazos y pasa a ser una conversación con quien te lleve los papeles.
¿Y la multa?
Lo primero, porque es lo único que arregla el retraso: la factura tardía hay que emitirla igual. Una factura que no existe no deja de existir por esperar.
Las obligaciones de facturación tienen su propio régimen sancionador en la Ley General Tributaria (artículo 201), y ahí es donde vive cualquier consecuencia. Pero el orden es ese: primero se emite, y luego, si el retraso es de meses, se pregunta.
¿Cambia algo con VeriFactu?
El plazo no lo trae VeriFactu: viene del reglamento de facturación y es el mismo hoy. Lo que cambia cuando te llegue tu fecha es que la fecha de expedición forma parte del registro que tu programa genera por cada factura. O sea: queda anotada sola, sin que apuntes nada.
Si quieres ver por dónde va esto, aquí está qué es VeriFactu y a quién le toca y aquí, qué le llega a Hacienda de cada factura.
Preguntas rápidas
¿Pasa algo por emitirla tarde? Sigue siendo válida y hay que emitirla. Lo que no arregla nada es dejarla sin hacer.
¿Puedo ponerle la fecha del mes pasado? No: la fecha de expedición es la del día en que la expides. Para decir cuándo se hizo el trabajo está la fecha de la operación, que tu factura debe llevar cuando difiere.
El día 15 aprieta menos cuando la factura sale al terminar el trabajo, no al final del mes. Conoce a Deva.
