¿Por dónde se empieza a elegir un programa de facturación?
Por una pregunta que no sale en ninguna comparativa: ¿qué te quita tiempo hoy?
Pablo es diseñador. Hace seis u ocho facturas al mes, casi siempre a los mismos clientes. Lo que le pesa no es la factura en sí: es que la hace de noche, cuando ya ha terminado, abriendo la plantilla, buscando el número por el que iba y acordándose de si a ese cliente le ponía retención.
Marcos tiene una tienda de bicis con taller. Vende piezas, tiene stock, dos empleados y un TPV. Lo que le pesa es cuadrar: el almacén, la caja, el banco.
Los dos «necesitan un programa de facturación», y no necesitan el mismo. Casi todos los líos al elegir vienen de mirar primero la lista de funciones y después tu día, cuando es al revés.
Un aviso antes de la lista: esto lo escribe Deva, que es una de las cinco opciones. Por eso va la primera, y por eso te contamos también, con la misma claridad, cuándo no es para ti. Si te pareces más a Marcos que a Pablo, sáltate la primera y ve directo a la cuarta.
Opción 1 Un asistente de facturación
- Para quién: Facturas tu tiempo o tu trabajo, no mercancía, y lo que te pesa es el rato que te quita la factura: abrir el programa, buscar al cliente, acordarte del precio y de si lleva retención.
- Cómo se trabaja: No rellenas formularios ni navegas menús. Le dices a quién le has hecho qué, hablando o escribiendo, y él prepara la factura, el presupuesto o el cobro. Tú repasas y confirmas.
- Lo bueno: La factura sale en el momento, estés donde estés, y el asistente se acuerda por ti de tus clientes, tus conceptos y tus precios.
- Lo que no es: Un programa de contabilidad. Si necesitas inventario, TPV o varios empleados, lo tuyo es la opción 4.
Opción 2 Tu plantilla de Word o Excel
- Para quién: Facturas muy poco, siempre igual, y no te importa hacerlo a mano.
- Lo bueno: Es gratis, ya la tienes y la entiendes.
- Lo que cuesta: Todo lo haces tú. El número correlativo, el IVA, la retención, pasarla a PDF, el correo, apuntar si te han pagado. Y un error en el número o en el IVA no te lo avisa nadie.
- El ojo en 2027: Con VeriFactu, la pregunta no es «¿puedo seguir con Excel?», sino «¿qué saco con mi Excel?». Si con tu hoja sacas el libro registro de facturas o las cuentas de tus impuestos, para Hacienda ya es un programa de facturación, con sus obligaciones; si solo escribes, imprimes y guardas las facturas, no, aunque sume o calcule el IVA. Lo tienes entero en facturar con Excel y VeriFactu.
Opción 3 La aplicación gratuita de Hacienda
- Para quién: Facturas poco y sencillo, y lo único que quieres es cumplir.
- Lo bueno: Es gratis, es oficial y emite facturas que cumplen VeriFactu. Está muy bien que exista.
- Cómo se entra: No es una aplicación de móvil. Es una aplicación web de la Sede de la Agencia Tributaria, y entras con Cl@ve, certificado o DNIe.
- Lo que no hace, a día de hoy: No emite facturas simplificadas, los tickets de toda la vida, porque pide siempre un destinatario identificado. Tampoco te ayuda a cobrar, ni lleva presupuestos ni agenda. Guarda tus clientes y tus productos con su precio, pero cada factura la montas tú, campo a campo. Y no saca sus registros a un fichero, así que llevártelos a otro sitio no es inmediato. Ni mejor ni peor: es otra cosa. Está contada con calma en ¿la aplicación gratis de la AEAT me sirve?.
Opción 4 Un programa de gestión completo
- Para quién: Tu negocio tiene más que facturas: contabilidad, conciliación con el banco, inventario, varios usuarios, nóminas o proyectos. Es el terreno de programas como Holded, Quipu o Anfix.
- Lo bueno: Lo tienes todo en un sitio, con cuadros de mando, y tu gestoría suele poder entrar a trabajar ahí.
- Lo que cuesta: Son programas amplios. Si solo vas a usar la parte de facturas, tendrás delante muchas cosas que no necesitas. Suelen ir por planes: mira bien qué incluye el tuyo antes de contratar.
- La señal de que es tu sitio: Si te has reconocido en Marcos, el de la tienda de bicis, es este. Un asistente de facturación se te quedaría corto el primer día.
Opción 5 El programa de tu gestoría
- Para quién: Tu gestoría te da acceso a su herramienta y ya te va bien.
- Lo bueno: Lo que emites le llega a quien te lleva los impuestos sin que tú hagas nada. Si tienes dudas, llamas a una persona.
- Lo que conviene preguntar: Qué pasa con tus facturas si un día cambias de gestoría. Y ojo con esto, que sorprende a mucha gente: conservar los registros de tus facturas es obligación tuya, aunque cambies de programa o de asesor. Está en cambiar de programa de facturación.
Entonces, ¿cuál es la tuya?
| Si tú… | Mira primero |
|---|---|
| Facturas tu trabajo y la factura se te queda siempre para la noche | Un asistente de facturación |
| Sigues con tu plantilla y te va bien | Tu plantilla, leyendo antes lo de Excel y VeriFactu |
| Haces dos o tres facturas al mes y no quieres pagar nada | La aplicación gratuita de Hacienda |
| Tienes stock, TPV, empleados o llevas tú la contabilidad | Un programa de gestión completo |
| Tu gestoría te da su herramienta y no te estorba | La de tu gestoría |
Dos consejos que valen para cualquiera de las cinco:
- Pruébalo con una factura de verdad, no con la demo. Haz la última que emitiste y mira cuánto tardas y cuántas veces tienes que pensar.
- Pregunta cómo te llevas tus datos si te vas. No solo las facturas: también tus clientes, tus conceptos y los registros de tus facturas. Si la respuesta es confusa, ya tienes la respuesta.
Si te has reconocido en la primera opción, así funciona Deva.
Preguntas frecuentes
Si haces pocas facturas al mes, sencillas y siempre parecidas, te basta con algo que las emita bien y las guarde. La aplicación gratuita de la Agencia Tributaria cubre justo eso. Un programa de pago empieza a compensar cuando además quieres cobrar antes, hacer presupuestos, llevar la agenda o que la factura se prepare sola a partir de lo que le dices.
Depende de lo que saques con tu hoja. Si con ella sacas el libro registro de facturas o las cuentas de tus impuestos, para Hacienda es un programa de facturación y tendrá que cumplir VeriFactu; para autónomos, desde el 1 de julio de 2027. Si solo la usas para escribir, imprimir y guardar las facturas, no lo es, aunque sume o calcule el IVA. La Agencia Tributaria puede comprobar qué hace la de cada uno.
No de golpe. Para autónomos la obligación empieza el 1 de julio de 2027, y lo que tiene que estar adaptado es el sistema con el que expides las facturas.
Ninguno es mejor: resuelven cosas distintas. Un programa de gestión completo tiene sentido si necesitas contabilidad, bancos, inventario o varios usuarios. Un asistente de facturación tiene sentido si facturas tu tiempo o tu trabajo y lo que quieres es que hacer la factura y cobrarla no te quite tiempo: le dices a quién le has hecho qué, y él la prepara.
Se puede: un mismo autónomo puede expedir con más de un sistema, y cada uno lleva su propia cadena de registros, que arranca de cero al ponerlo en marcha. Lo práctico es que cada programa lleve su propia serie: así la numeración sigue siendo correlativa dentro de cada una y no se repite ningún número. Si tu gestoría expide facturas en tu nombre con el suyo, esa serie aparte es obligatoria. Conservar los registros de los dos es cosa tuya. Antes de montarlo, háblalo con tu gestor.
Deva es un asistente de facturación para autónomos de servicios en España: le dices a quién le has hecho qué, hablando o escribiendo, y prepara la factura o el presupuesto, que después cobras con un enlace de pago. No es para tiendas con stock, restaurantes ni negocios que necesitan contabilidad completa. Todavía no se puede descargar.