¿Puedo dar acceso a mi gestor sin darle mi usuario y mi contraseña?

Sí, y es lo que deberías hacer. Compartir tus claves es darle todo y a la vez perder el rastro de quién hizo cada cosa: si algo sale mal, no hay forma de distinguir tus actos de los suyos. Un acceso propio para él, con permisos concretos, se da y se retira sin tocar tu cuenta.

¿Qué pasa si mi gestor mete la pata en una factura?

Una factura ya emitida no se borra: se corrige con una factura rectificativa. Da igual quién la hiciera. Por eso el permiso de emitir facturas a tu nombre no es un permiso más, y no debería venir incluido de serie con los demás.

Si mi gestoría lleva mis facturas, ¿la responsabilidad ante Hacienda es suya?

No. El reglamento lo dice con todas las letras: las obligaciones pueden cumplirse materialmente por un tercero, pero eso no exime al obligado tributario de la responsabilidad. El trabajo se delega; la obligación, no.

¿Puedo retirarle el acceso a mi gestoría si cambio de despacho?

Debes poder, en cualquier momento y sin pedir permiso a nadie. Es la pregunta que conviene hacerse antes de dar el acceso, no después: si retirarlo depende de que alguien te conteste un correo, ya no es tu decisión.

Dar acceso a tu gestor sin perder el control de tus datos

Marta lleva una academia de inglés. Su gestor le pidió «acceso a las facturas» y ella hizo lo que hace casi todo el mundo: le mandó su usuario y su contraseña por WhatsApp.

No es dejadez, es que no había otra opción a mano. Y el problema no es el gestor —que hace su trabajo y lo hace bien—, sino lo que acaba de pasar sin que nadie lo decidiera: a partir de ahora los dos son la misma persona. Para el sistema, para el rastro de quién hizo qué y, si un día hay que explicarle algo a Hacienda, también para quien lo revise.

Esta es la parte aburrida que nadie te cuenta, y se resuelve en cinco minutos si sabes qué mirar.

Compartir tu contraseña no es «dar acceso»: es dejar de tener cuenta

Cuando le pasas tus claves a alguien pasan tres cosas a la vez, y las tres son malas:

Le das todo. No lo que necesita: todo. Tus clientes, tus márgenes, tus datos personales, los cobros y el botón de emitir facturas a tu nombre.
Pierdes el rastro. Cualquier cosa que ocurra en tu cuenta la hiciste «tú». No hay forma de distinguir lo tuyo de lo suyo, y esa distinción es justo la que importa el día que algo falla.
No sabes cómo salir. Retirar el acceso significa cambiar la contraseña y avisar a todo el mundo. Como es incómodo, no se hace — y el acceso sobrevive al gestor, al despacho y a la relación.

Lo razonable es lo contrario: que tu gestor tenga su propio acceso, con nombre y apellidos, que veas qué le has dejado hacer y que puedas retirarlo tú, cuando quieras, sin tocar tu cuenta.

Los tres niveles de acceso que tienen sentido

No todos los despachos hacen lo mismo con tus datos. Hay tres escalones, y conviene saber en cuál estás antes de decir que sí:

1. Solo mirar. Ve tus facturas y tus gastos, se descarga lo que necesita para presentar tus modelos y no cambia nada. Para la mayoría de las gestorías, que te llevan los trimestres y poco más, este nivel sobra y basta.

2. Mirar del todo. Lo anterior más lo confidencial de verdad: tus saldos, lo que ganas por trabajo, tus márgenes. Es información sensible que no hace falta para presentar un 303, así que tiene sentido darla solo si tu gestor además te asesora sobre el negocio.

3. Operar. Además de ver, hace: marca facturas como cobradas, registra tus gastos, ajusta tus preferencias fiscales, te deja preparados borradores y presupuestos. Es el nivel del despacho que te lleva el día a día, no solo el trimestre.

Fíjate en lo que no está en ninguno de los tres.

El permiso que va aparte: emitir facturas a tu nombre

Emitir una factura no es una tarea más. Es el único acto de esta lista que fabrica algo que ya no se puede deshacer: una factura emitida no se borra ni se edita, y para corregirla hay que hacer una factura rectificativa. Lo dice el reglamento y lo hereda cualquier programa que cumpla.

Por eso este permiso no debería venir nunca metido en un paquete con los demás, ni activarse «porque el gestor ya tenía acceso». Es una decisión aparte, que tomas a sabiendas y que puedes retirar cuando quieras. Si el sitio donde guardas tus facturas te lo da incluido de serie con el resto, eso no es comodidad: es que nadie se paró a pensar la diferencia entre mirar y firmar en tu nombre.

Y ojo con la conclusión fácil: delegar el trabajo no delega la responsabilidad. El artículo 6 del reglamento de VeriFactu dice que estas obligaciones pueden cumplirse materialmente por un tercero, pero que eso «no exime a los obligados tributarios de la responsabilidad». Lo desarrollamos en ¿se encarga mi gestoría de VeriFactu o es cosa mía?.

Las cuatro preguntas antes de dar acceso

Sirven para cualquier programa, sea el nuestro o no:

¿Puedo elegir qué ve? Si la única opción es «dentro o fuera», estás compartiendo la contraseña con otro nombre.
¿Veo qué le he dado, hoy? No lo que le di el día que le invité: lo que tiene ahora. Los permisos cambian, y una pantalla que te enseñe la foto vieja te está tranquilizando en falso.
¿Puedo quitárselo yo, sin llamar a nadie? En un momento y con efecto inmediato.
¿Queda constancia de lo que hace él? Si emite una factura a tu nombre, tienes que enterarte en el momento y saber que fue él.

Si las cuatro respuestas son que sí, puedes dar acceso tranquilo. Si alguna es que no, ya sabes qué preguntar en el despacho.

Cómo está pensado en Deva

Nosotros partimos de que el dueño de los datos eres tú, y el acceso del gestor es un préstamo que tú controlas. En la práctica, eso son tres decisiones de diseño:

El vínculo lo consientes tú, siempre. Da igual quién dé el primer paso —tú invitas a tu gestoría, o ella te pide acceso—: quien acepta y quien revoca eres tú.
Ves tus poderes concedidos en cristiano, no en jerga de permisos: no pone finance:record_payment, pone «puede marcar tus facturas como cobradas». Y lo que ves es lo que hay hoy, no el paquete que elegiste el día de la invitación.
Emitir facturas a tu nombre es un permiso aparte, con su propio consentimiento, que se da y se retira por su cuenta. No entra por defecto, ni siquiera en el nivel más alto. Y cuando se usa, la factura dice quién la emitió.

Deva todavía no está abierta al público: estamos con el programa Pioneros, los cien primeros, gratis hasta el 30 de junio de 2027. Si llevas tus facturas con un gestor y quieres probarlo cuando abramos, ahí se entra.

Preguntas rápidas

¿Y si mi gestor prefiere que le pase las facturas en PDF por correo? Es lo que se ha hecho siempre y funciona, pero fíjate en lo que cuesta: se lo tienes que mandar tú cada mes, y ninguno de los dos sabe con seguridad si tiene la última versión. Un acceso de solo lectura le ahorra ese ida y vuelta sin darle nada más.

¿Cambia algo de esto con VeriFactu? El reparto de papeles, no: tu gestor puede seguir haciéndote las facturas igual que hasta ahora —lo contamos en ¿mi gestor puede seguir haciéndome las facturas?—. Lo que cambia es que las facturas pasan a ser inalterables, y eso hace más importante saber quién tiene el permiso de emitirlas.

¿Esto vale también para mi socio, o para quien me echa una mano con los papeles? El criterio es el mismo y las cuatro preguntas también. Cambia el nombre de quien entra, no lo que deberías poder controlar.