Plantilla de factura para autónomo: qué tiene que llevar

En 30 segundos: una factura no vale por lo bonita que sea, vale por lo que lleva dentro. En una factura completa, lo que tiene que llevar está tasado, y es lo mismo para el fontanero y para la diseñadora. Aquí lo tienes entero, con el texto listo para copiar. Ojo a tres casillas que se dejan a menudo las plantillas de internet: el NIF del cliente, la cuota de IVA en su propia línea y la fecha del trabajo (o la del cobro, si hubo señal) cuando no es la del día que escribes la factura.

¿Qué tiene que llevar una factura de autónomo?

Esto no es opinión ni costumbre del gremio: la lista está escrita en el Reglamento de facturación (Real Decreto 1619/2012), y es la misma para todos. Para un autónomo de servicios, las casillas son estas:

1. El número y, en su caso, su serie. Dentro de cada serie, los números van correlativos — ese es el detalle que se cuenta entero en cómo numerar tus facturas sin saltarte ninguna. Llevar series es voluntario en general, pero hay casos en que la ley obliga a una serie propia; los que te pueden tocar: las rectificativas, las que expidan por ti tu gestoría o tu cliente, y las simplificadas si el mismo año emites también completas.
2. La fecha en que la expides, es decir, el día que la haces.
3. Nombre y apellidos o razón social completa: el tuyo y el de tu cliente.
4. El NIF de los dos. El tuyo siempre; el de tu cliente, en el caso normal de un autónomo español que factura aquí, también — y da igual que sea una empresa o un particular. Si esto te suena raro, es porque medio internet lo cuenta mal: lo desarrolla ¿puedo hacer una factura sin el NIF del cliente?.
5. El domicilio de los dos.
6. La descripción de lo que has hecho, con los datos necesarios para saber de dónde sale el importe: el precio unitario sin impuesto y cualquier descuento que no esté ya metido en ese precio.
7. El tipo de IVA que aplicas.
8. La cuota de IVA que repercutes, y esta tiene apellido: por separado. No vale un total con el IVA dentro y ya.
9. La fecha en que hiciste el trabajo —o, si cobraste una señal por adelantado, la de ese cobro—, pero solo si es distinta de la fecha en que expides la factura. Si la haces el mismo día, esta casilla no aparece.
10. Si la operación va exenta de IVA, la indicación de que lo está. Con poner «operación exenta de IVA» cumples; citar el artículo es una cortesía, no una obligación.

Y una regla que no es una casilla, pero se salta muchísima plantilla: si en la misma factura metes cosas con distinto tipo de IVA, o mezclas exentas con no exentas, la base de cada una va separada. No se suma todo en una línea y se le pone un porcentaje encima.

Hay más menciones en el reglamento, pero son de casos concretos —vender un vehículo nuevo a otro país de la UE, el régimen de agencias de viajes, el de bienes usados, el criterio de caja, la inversión del sujeto pasivo, o que sea tu cliente quien expida la factura por ti—. Si estás en uno de esos casos ya lo sabes, y tu factura lleva su mención además de todo lo de arriba.

La línea que no sale de este reglamento: la retención

Aquí es donde muchas plantillas de internet te dejan tirado, en un sentido o en el otro: las hay que ponen un −15 % de IRPF fijo aunque a ti no te toque, y las hay que ni lo mencionan aunque a ti te toque.

La retención no sale del reglamento de facturación: viene del IRPF, y depende de cómo estés dado de alta y de quién te paga. Quien te paga retiene si está obligado a ello: empresas y entidades, otro autónomo cuando te paga en el ejercicio de su actividad, y también —esta se olvida siempre— una comunidad de propietarios. Un particular sin actividad no te retiene. Cuál es tu caso lo cuenta la retención de IRPF en tu factura, y si te toca, se calcula sobre la base y va restando al final, después de sumar el IVA: la cuenta entera, con el orden, está en ¿la retención se calcula sobre la base o sobre el total?.

Dicho en corto: si tu factura no lleva esa línea, no le falta nada — siempre que sea tu caso.

El texto que pones en tu factura

Esto es lo copiable. Sustituye lo que va entre corchetes y borra las líneas que no sean tuyas.

Un aviso que no es de este reglamento pero te ahorra un disgusto: a un particular el precio se le da siempre con el IVA dentro, es obligatorio, así que cuádralo antes de emitir, no después. Está explicado en cómo hacer un presupuesto.

¿Y me vale una plantilla de Word o de Excel?

Para lo de arriba, sí: una plantilla es un documento ordenado, y un documento ordenado con todas sus casillas es una factura completa. Lo que hace una plantilla es que no se te olvide ninguna, que es justo donde se falla.

Lo que una plantilla no hace es llevarte la cuenta de los números para que no haya saltos, ni avisarte de que hoy has puesto dos veces el mismo. Eso lo pone de tu parte tu cabeza. Y hay una casilla más que ninguna plantilla puede rellenar: el código QR de la factura.

Aquí conviene ser preciso, porque es justo donde se cuenta mal. Esa casilla no aparece por el calendario: aparece por el programa. La factura que se expide con un sistema de facturación —y una hoja de cálculo lo es si con ella sacas el libro registro de facturas o las cuentas de tus impuestos; si solo escribes, imprimes y guardas las facturas, no, aunque sume o calcule el IVA, y Hacienda puede comprobar qué hace la tuya— tiene que llevar su QR como contenido de la propia factura, no como adorno. Para un autónomo, esa obligación empieza el 1 de julio de 2027. Un documento que solo rellenas a mano no genera ningún QR, y ese es el punto: la plantilla no se queda corta por vieja, se queda corta porque hay cosas que no las escribe una persona.

La frase «VERI*FACTU» es otra cosa y tiene su propia condición: solo acompaña al código cuando tu sistema remite todos los registros a Hacienda, que es una de las dos formas de cumplir, no la única.

Así que la pregunta útil no es si tu Excel «deja de valer»: es qué tendrá que llevar tu factura en tu fecha, y quién te lo va a poner ahí. Eso, entero y sin dramas, está en ¿puedo seguir facturando con Excel o Word? y en qué es exactamente el QR de una factura.

Preguntas rápidas

¿Me vale una factura sin el domicilio del cliente? El reglamento lo pide en una factura completa. Si lo que quieres es no pedir tantos datos, la salida no es quitar casillas: es mirar si tu caso admite una factura simplificada, que es otro documento con otra lista, más corta.

¿Puedo poner el total con el IVA dentro y ya está? En una factura completa, no: el tipo y la cuota van cada uno en su línea. El precio que le anuncias a un particular antes de trabajar, en cambio, va siempre con el IVA dentro: lo tienes en cómo hacer un presupuesto.

¿Y si en una misma factura llevo cosas al 21 % y cosas exentas? Entonces separas la base de cada bloque. Una línea por tipo, y la exenta con su indicación.

¿Puedo volver a empezar por el 001 cada enero? Sí, con una condición: que el año forme parte del número. Está contado en numeración de facturas.

Deva está pensada para que esta lista no la lleves tú: lo dices y la factura sale escrita, con sus casillas en su sitio y su número en su serie, lista para que la mires y la firmes. Y montada para cumplir con VeriFactu cuando te toque. Todavía no se puede descargar; las condiciones para entrar están en el programa Pioneros. Conoce a Deva.